Datenschutzerklärung

Stand: 06.10.2021

(English translation below.)

Zweck der Datenverarbeitung

Diese Webangebot (im Folgenden: System) dient der Abbildung von Sitzplatzreservierungen für Veranstaltungstermine in Präsenz am Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Hochschule Düsseldorf.

Das System folgt dem Grundsatz privacy by design und speichert so wenige personenbezogene Daten wie möglich.

Studierende in Präsenzveranstaltungen, die der Datenverarbeitung nicht zustimmen, wenden sich an die betreffenden Lehrenden um Alternativen abzusprechen.

Wenn man sich mit seinem HSD-Konto erstmalig am System anmeldet, wird auf Basis des vom Loginsystem der Hochschule übertragenen Datensatzes ein Konto mit den folgenden Informationen angelegt:

Wenn eine Reservierung für einen Sitzplatz vorgenommen wird, wird ein entsprechend zugeordneter Datensatz erzeugt, der sich jederzeit durch Stornierung wieder entfernen lässt.

Ein Logging der Nutzung findet regelmäßig nicht statt. Zur Problemanalyse wird ggf. kurzfristig ein solches Logging aktiviert und nach Behebung der Problemlage wieder gelöscht.

Rechtsgrundlage

Die erhobenen Daten sind für Präsenzveranstaltungen des Fachbereichs notwendig, um möglichst nachvollziehbar sicherzustellen, dass die von der Hochschulverwaltung für die jeweiligen Räume vorgeschriebene Maximalanzahl an Personen nicht überschritten wird bzw. damit nicht mehr Studierende erscheinen, als zugelassen sind, die dann abzuweisen wären. Grundlage sind die jeweils aktuell auf der Website der Hochschule veröffentlichten Informationen zum Coronavirus.
Aktuell (Stand 23.09.2021) sind das die von der Hochschule gem. § 2 Abs. 2 CoronaSchVO NRW und in Punkt 2 der Anlage „Hygiene- und Infektionsschutzregeln“ zur CoronaSchVO NRW festgelegten besonderen Hygieneanforderungen.

Wer außer mir selber kann meine Daten einsehen? (Empfänger der Daten)

Zur Kontrolle der Sitzplatzreservierungen können jeweils die der Veranstaltungsreihe zugeordneten Lehrpersonen Name und HSD-E-Mail-Adresse der Reservierungen einsehen. Dies gilt auch für weitere vom Fachbereich mit der Kontrolle oder Systembetreuung beauftragte Personen.

Studierende können (außer bei ihrer eigenen Reservierung) nur den Reservierungsstatus der Sitzplätze einsehen (frei/belegt/gesperrt).

Die Namen von Lehrpersonen werden bei den ihnen zugeordneten Lehrveranstaltungen, sowie in der Liste der Lehrenden angezeigt.

Eine Weitergabe, Speicherung oder Verarbeitung der Daten an Stellen außerhalb der Hochschule Düsseldorf findet nicht statt. Ebenso werden bei der Benutzung des Systems keine Ressourcen von Servern Dritter abgerufen. Eine Ausnahme ist der Loginprozess über das von der Campus-IT bereitgestellte zentrale Loginsystem der Hochschule.

Löschung der eigenen Daten (Dauer der Speicherung)

Reservierungen von abgelaufenen Terminen werden in regelmäßigen Abständen automatisch gelöscht. Sollte die Hochschule wieder zur Kontaktnachverfolgung verpflichtet werden, wird die Frist zur Löschung der Reservierungen an die jeweils gültige Aufbewahrungsfrist angepasst. Zur Zeit findet die Löschung einmal täglich in der Nacht statt und erfasst alle Reservierungen, deren Termin zu diesem Zeitpunkt bereits beendet ist. Durch Stornierung einer Reservierung wird diese sofort aus dem System entfernt. Stornierungen können auch durch das System selber durchgeführt werden, etwa wenn ein Termin mit bereits getätigten Reservierungen geändert oder gelöscht wird, oder bei Bedarf aktiv durch Lehrpersonen.

Die Konten der Nutzer*innen werden automatisch 1 Jahr nach Inaktivität des Accounts oder bei Außerbetriebnahme des Systems automatisch aus dem System gelöscht.

Ein eigenes Konto und alle daran hängenden Reservierungen können jederzeit gelöscht werden, sofern diesem keine Veranstaltungsreihen als Lehrperson zugeordnet sind. In dem Fall wenden Sie sich bitte an das Dekanat des Fachbereichs, damit Ihre Veranstaltungsreihen entsprechend angepasst oder ebenfalls gelöscht werden.

Eigenes Konto löschen

Bei der Nutzerin oder dem Nutzer gespeicherte persönliche Daten (Cookies)

Beim Login am System werden zwei Cookies gesetzt: Ein für die Authentifizierung notwendiges Session-Cookie (PHPSESSID), das automatisch vom Browser entfernt wird, sowie ein persistentes Cookie (REMEMBERME), das einen Login vier Wochen lang speichert und durch aktives Ausloggen aus dem System gelöscht wird.

Verantwortliche

Verantwortlich für dieses Webangebot ist der Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Hochschule Düsseldorf, vertreten durch den/die Dekan*in, siehe Impressum des Fachbereichs.

Ansprechpartner ist das Webteam des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften. Sie können über die Adresse webadmin.wirtschaftswissenschaften@hs-duesseldorf.de Kontakt aufnehmen. Allerdings erfolgt die Datenübertragung über das Internet ungesichert, daher müssen Sie prinzipiell damit rechnen, dass der Inhalt der E-Mail und ihrer Anlagen von Unbefugten zur Kenntnis genommen, verfälscht oder gelöscht werden kann. Zur Vermeidung dieses Risikos steht Ihnen alternativ auch der Weg über die Briefpost an die im Impressum des Fachbereichs genannte Adresse offen.

Datenschutzbeauftragter

Kontaktdaten: Hochschule Düsseldorf
Datenschutzbeauftragter
Münsterstr. 156, 40476 Düsseldorf
datenschutzbeauftragter@hs-duesseldorf.de

Rechte der Nutzer*innen

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten, auch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Sie können diese Daten nach Anmeldung im Portal selbst einsehen, auf Anfrage erhalten Sie auch eine JSON-Datei mit den oben beschriebenen Daten in strukturierter Form. Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten und auf Löschung von Daten, die nicht mehr erforderlich sind. In bestimmten Fällen haben Sie gem. Art. 18 der EU Datenschutz-Grundverordnung das Recht die Verarbeitung der von Ihnen gespeicherten Daten zu beschränken. Eine Berichtigung können Sie in den meisten Fällen selbst nach Anmeldung im System vornehmen. Da Namen und E-Mail-Adressen aus dem zentralen Loginsystem der Hochschule übernommen werden, werden dort durchgeführte Änderungen und Korrekturen beim nächsten Login am System automatisch übernommen.

Beschwerderecht

Sie haben auch das Recht sich mit einer Beschwerde an die datenschutz-rechtliche Aufsichtsbehörde sowohl des Staats ihres Aufenthaltsorts als auch an den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de) als datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde der Hochschule Düsseldorf zu wenden.

Privacy policy

Updated: 06.10.2021

This is a translation, legally binding is the original German version (above).

Purpose of data processing

This web offer (hereinafter: system) serves to map seat reservations for event dates in attendance at the Department of Business and Economics at Düsseldorf University of Applied Sciences.

The system follows the principle of privacy by design and stores as little personal data as possible.

Students in face-to-face courses who do not agree to the data processing should contact the lecturers concerned to discuss alternatives.

When one first logs into the system with their HSD account, an account is created with the following information based on the data set transferred from the university's login system:

When a reservation is made for a seat, an appropriately assigned record is created that can be removed at any time by cancellation.

A logging of the usage does not take place regularly. For the purpose of problem analysis, such logging may be activated for a short period of time and deleted once the problem has been resolved.

Legal basis

The data collected is necessary for the department's attendance events in order to ensure, as comprehensibly as possible, that the maximum number of persons prescribed by the university administration for the respective rooms is not exceeded and that no more students appear than are permitted, who would then have to be turned away. The basis for this is the current information on the corona virus published on the university website.
Currently (as of 23.09.2021), this is the special hygiene requirements laid down by the university in accordance with § 2 Para. 2 CoronaSchVO NRW and in point 2 of the appendix "Hygiene- und Infektionsschutzregeln" to the CoronaSchVO NRW.

Who other than myself can view my data? (Recipients of the data)

For the purpose of checking seat reservations, the teachers assigned to the event series in each case can view the name and HSD e-mail address of the reservations. This also applies to other persons assigned by the department with control or system support permissions.

Students (except for their own reservations) can only view the reservation status of seats (free/busy/blocked).

The names of teaching staff are displayed with the courses assigned to them, as well as in the list of lecturers.

The data is not passed on, stored or processed outside the Düsseldorf University of Applied Sciences. Likewise, no resources are retrieved from third-party servers when using the system. An exception is the login process via the central login system of the university provided by Campus-IT.

Deletion of own data (duration of storage)

Reservations of expired appointments are automatically deleted at regular intervals. Should the university be required to track contacts again, the period for deleting reservations will be adjusted to the applicable retention period. Currently, deletion occurs once a day at night and captures all reservations whose appointment has already ended at that time. Cancellation of a reservation immediately removes it from the system. Cancellations can also be performed by the system itself, for example when an appointment with already made reservations is changed or deleted, or actively by teachers if required.

Users' accounts are automatically deleted from the system 1 year after the account becomes inactive or when the system is decommissioned.

A user's own account and all reservations attached to it can be deleted at any time, as long as no event series are assigned to it as a teacher. In this case, please contact the dean's office of the faculty so that your event series can be adjusted accordingly or deleted as well.

Delete my account

Personal data stored by the user (cookies)

When logging in to the system, two cookies are set: a session cookie (PHPSESSID) necessary for authentication, which is automatically removed by the browser, and a persistent cookie (REMEMBERME), which stores a login for four weeks and is deleted by actively logging out of the system.

Responsibility

Responsible for this website is the Faculty of Business Studies of the Düsseldorf University of Applied Sciences, represented by the dean, see imprint of the faculty.

The contact person is the web team of the Faculty of Business Studies. You can contact them via the address webadmin.wirtschaftswissenschaften@hs-duesseldorf.de. However, data transmission via the Internet is not secure, so you must always be aware that the content of the e-mail and its attachments may be read, falsified or deleted by unauthorized persons. To avoid this risk, you can also send mail to the address given in the department's imprint.

Data Protection Officer

Contact details: Düsseldorf University of Applied Sciences
Data Protection Officer
Münsterstr. 156, 40476 Düsseldorf, Germany
datenschutzbeauftragter@hs-duesseldorf.de

Rights of users

You have the right to obtain information about the data stored about you, also in a structured, common and machine-readable format. You can view this data yourself after logging into the portal; upon request, you will also receive a JSON file with the data described above in a structured format. You have the right to correct incorrect data and to delete data that is no longer required. In certain cases, according to Art. 18 of the EU General Data Protection Regulation, you have the right to restrict the processing of your stored data. In most cases, you can make a correction yourself after logging into the system. Since names and e-mail addresses are taken from the university's central login system, changes and corrections made there are automatically applied the next time you log in to the system.

Right of complaint

You also have the right to lodge a complaint with the data protection supervisory authority of your state of residence as well as with the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia (www.ldi.nrw.de) as the data protection supervisory authority of Düsseldorf University of Applied Sciences.